스미토모 상사 도입 사례: 10개 사업 부문 회의록을 하나로, 대기업 회의록 표준화 성공 비결

01. 어느 부문 회의든, 바로 쓸 수 있는 회의록으로

금속 부문의 회의와 미디어 부문의 회의가 같은 양식으로 정리될 수는 없습니다. 스미토모 상사처럼 사업 영역이 넓은 종합상사에서는 부문마다 쓰는 용어도, 회의록에 담아야 할 항목도 다릅니다. 기존에는 각 부문이 제각각의 방식으로 회의 내용을 정리하다 보니 형식의 통일이 어렵고, 부문 간 협업 회의에서는 공유된 양식 없이 내용을 취합해야 하는 번거로움이 있었습니다.

AI레포토는 부문별로 회의록 템플릿을 별도 설정할 수 있습니다. 회의가 끝나면 해당 부문의 양식에 맞게 결정사항·주요 과제·키워드가 자동으로 정리되어 바로 공유할 수 있는 상태로 완성됩니다. 사용자 사전도 팀·그룹별로 관리할 수 있어, 금속 부문의 전문 용어와 ICT 부문의 약어를 각각 등록해두면 어떤 부문의 회의든 오인식 없이 정확하게 기록됩니다.

02. 사람이 바뀌어도, 프로젝트는 이어집니다

종합상사에서는 순환 근무와 인사 이동이 일상입니다. 담당자가 바뀔 때마다 진행 중인 프로젝트의 배경과 맥락을 처음부터 다시 파악해야 한다면, 그 시간과 비용은 결코 적지 않습니다. 지금까지 쌓아온 협상 히스토리, 거래처와의 합의 내용, 내부 의사결정 과정이 담당자의 기억 속에만 남아 있다가 사라지는 일도 드물지 않았습니다.

AI레포토는 퇴사하거나 부서를 이동한 담당자의 회의록을 그룹 소유자에게 자동으로 이관합니다. 인계자를 직접 지정하는 것도 가능해, 신규 담당자는 권한을 부여받는 즉시 이전 회의록을 통해 프로젝트의 전체 흐름을 파악할 수 있습니다. 소유자·관리자·편집자·뷰어 4단계 권한 체계로 필요한 범위만 공유하고, 민감한 회의 내용은 철저하게 관리됩니다. ISO/IEC 27001·27017 인증을 기반으로 한 보안 체계는 국내 공공기관도 도입할 만큼 검증된 수준으로, 기밀 정보가 많은 종합상사 환경에서도 안심하고 사용할 수 있습니다.

03. 글로벌 파트너와의 회의도 놓치지 않습니다

스미토모 상사의 비즈니스는 일본 국내에 머물지 않습니다. 해외 거래처와의 영어 협상, 한국·일본 파트너와의 다국어 회의가 일상적으로 이루어집니다. 언어가 달라지면 기록의 정확성이 떨어지고, 그 자리에서 오간 중요한 발언이 회의록에 제대로 남지 않는 경우가 생깁니다.

AI레포토는 영어·일본어를 자동으로 감지해 각 언어로 정확하게 기록합니다. 여러 참여자가 서로 다른 언어로 발언하는 회의에서도 화자를 구분해 누가 어떤 언어로 무슨 말을 했는지 명확하게 남깁니다. AI 재요약 기능으로 동일한 회의록을 언어를 바꿔가며 다시 생성할 수 있어, 영어 요약본과 일본어 요약본을 각각의 참석자에게 전달하는 것도 가능합니다.

부문별로 다른 양식과 용어를 그대로 유지하면서도 전사 회의 기록이 하나의 시스템으로 통일됐습니다. 담당자가 바뀌어도 프로젝트 히스토리가 끊기지 않고, 글로벌 파트너와의 회의도 언어에 관계없이 정확하게 축적됩니다. 스미토모 상사의 10개 부문에서 오가는 모든 회의가 AI레포토를 통해 조직의 지식 자산으로 이어지고 있습니다.